V důsledku postupné transformace informační společnosti dochází k redukci papírových forem dokumentů a stále více přibývá těch elektronických. Vlastnoruční podpis, který prokazoval důvěryhodnost dokumentu papírové formy, musel být v elektronickém dokumentu nějak nahrazen, neboť pouhé napsání písmen podpisu či případné naskenování grafického podpisu je až příliš snadno padělatelné.
Elektronický podpis (neboli digitální podpis) je laicky řečeno šifrovaný balíček identifikačních údajů dané osoby, které slouží k autentizaci podepsané osoby.
Kde můžeme použít elektronický podpis
Elektronický podpis můžeme použít všude tam, kde používáme podpis klasický. Elektronicky podepsat můžeme jakýkoli soubor (email, textový dokument, obrázek, video či údaje z databáze).
Co obsahuje elektronický podpis
Digitální podpis dnes představuje nejúčinnější prostředek pro zajištění integrity dat a bezpečné ověření odesílatele. Nejedná se o grafický digitální podpis, nýbrž o souhrn dat, kupř.:
- jméno a příjmení, případně název společnosti,
- adresa či sídlo,
- rodné číslo či IČO,
- a další…
TIP: Tento balíček dat můžete mít uložený v počítači, avšak bezpečnější bude, pokud jej budete mít uložen externě, např. na flash disku.
Výhody elektronického podpisu
V dnešní informační společnosti, která se stěží obejde bez techniky 24 hodin, jsou výhody elektronického podpisu mnohé.
- Rychlost komunikace
- Šifrovaná komunikace
- Jednodušší archivace
- Nižší náklady
- Důvěryhodnost a profesionalita
- Možnost komunikace s orgány státní správy
- Elektronický podpis má budoucnost
Kde lze elektronický podpis využít
Elektronický podpis ocení předně a zejména právnické osoby, které si usnadní komunikaci s úřady veřejné správy. Samozřejmě i drobní živnostníci mají možnost využít elektronického podpisu s úřady. A v neposlední řady elektronický podpis lze využít i v případě posílání e-mailů, resp. obchodních nabídek, faktur či závazných smluv, které procházejí šifrovacím procesem.
- Elektronická komunikace se státní správou, krajskými a městskými úřady
- Podání daňového přiznání
- Podání přehledu o příjmech a výdajích OSVČ
- Přiznání k DPH
- Podání a jiné úkony ve správním řízení
- Podávání žádostí o dotace EU
- Datové schránky
- Podepisování faktur
- Podepisování PDF dokumentů, obchodních smluv, apod.
Kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu
Pomocí certifikátu elektronického dokumentu ověřujeme skutečného odesílatele, resp. jeho nezaměnitelnost.
TIP: Důrazně doporučujeme používat a respektovat pouze kvalifikované certifikáty – ty jsou vydané certifikačními autoritami:
- První certifikační autorita, a. s.
- Česká pošta, s. p.
- eIdentity a. s.
Přehled kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb a jejich kvalifikovaných služeb najdete aktualizované online na stránkách Ministerstva vnitra.
TIP: Za kvalifikovaný certifikát zaplatíte řádově do několika stokorun, není to v žádném případě finančně náročné řešení.
Kde v dokumentech najde elektronický podpis
Podrobnosti podpisu digitálně podepsaného dokumentu zobrazíte v MS Wordu, Excelu a PowerPointu přes kulaté tlačítko Microsoftu, dále Připravit a následně Zobrazit podpisy.
Pozor na emaily, neboť nejdůležitější je řádek Podepsal, nikoli řádek Od (adresát).
Další informace
Pokud máte zájem dozvědět se více o elektronickém podpisu, můžete využít stránku portálu Ministerstva vnitra, která shromažďuje, jak informace pro uživatele, tak informace pro odborníky.
Právní úprava
Elektronický podpis je upraven v české legislativě:
- Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu
- Vyhláška č. 378/2006 Sb., o postupech kvalifikovaných poskytovatelů certifikačních služeb